Obieg dokumentów w dużej firmie

Na czym polega obieg dokumentów w firmie?

Każda firma ma do czynienia z dużą liczbą dokumentów. Aby przepływ pracy przebiegał sprawnie, należy stworzyć system zarządzania dokumentami. Od czego zacząć, jakie są zasady?

Czym jest obieg dokumentów?

System obiegu dokumentów to przepływ wszystkich dokumentów w firmie, a także system ich tworzenia, przetwarzania, przesyłania, odbierania, przechowywania, archiwizowania, przeglądania, podpisywania, uzgadniania, niszczenia itp. Pojęcie to obejmuje wszelkie zamówienia, umowy, akty, kontrakty, pisma, charakterystyki, akta osobowe, faktury, kosztorysy, sprawozdania, noty wyjaśniające, obliczenia, kopie i inne dokumenty.

Istnieją różne klasyfikacje obiegu dokumentów. W zależności od zakresu zastosowania mogą to być:

  • Administracyjne;
  • Produkcyjne;
  • Zawodowe;
  • Magazynowe;
  • Księgowe;
  • Administracyjno-gospodarcze;
  • Techniczne;
  • Technologiczne.

Wyróżnia się również sprawy archiwalne oraz tajne i poufne dokumenty.

Dokumenty mogą być:

  • Przychodzące — przychodzące do firmy pocztą, przez kurierów, faksem, składane osobiście.
  • Wychodzące. Są one wysyłane do osób prawnych i fizycznych.
  • Wewnętrzne. Dokumenty te nie wychodzą poza firmę i nie regulują jej pracy.

Dlaczego warto zorganizować obieg dokumentów?

Jeśli stworzysz dobrze zorganizowany i funkcjonalny system scentralizowany, Twoje dokumenty będą przechodzić przez system tak szybko, jak to możliwe, i pod ścisłą kontrolą. Przyspieszy to proces pracy i zapobiegnie utracie i wyciekowi informacji.

Prowadzenie obiegu dokumentów w organizacji

Wskazówki dotyczące prowadzenia dokumentacji:

  • Podziel dokumenty na grupy. Na przykład podziel te, które muszą być natychmiast wysłane do kierownika, oraz na te, które trafiają do innych pracowników.
  • Rejestruj przychodzące dokumenty natychmiast po ich otrzymaniu i nie odkładaj ich na później.
  • Rejestruj wszystkie dokumenty w jednym rejestrze, niezależnie od sposobu ich dostarczenia do urzędu.
  • Nie należy ponownie rejestrować dokumentów po ich dotarciu do firmy. Posiadanie jednego numeru pomoże uniknąć pomyłek.
  • Wyraźnie określ, kto zajmuje się jakimi dokumentami (podpisy, pieczątki itp.) i jak długo mogą być one przetwarzane.
  • Określ, które dokumenty nie powinny być rejestrowane, aby nie tracić na nie czasu. Należą do nich reklamy, pozdrowienia, zaproszenia, cenniki, gazety, czasopisma, broszury itp.

W XXI wieku wiele rzeczy ulega automatyzacji i cyfryzacji. Dlatego elektroniczny system zarządzania dokumentami jest już wykorzystywany w wielu firmach, zwłaszcza dużych. Istnieją specjalne programy służące do przenoszenia dokumentów do komputera i przechowywania ich w formie elektronicznej. Zalety tej opcji są następujące:

  • Szybki dostęp do plików. W razie potrzeby można błyskawicznie znaleźć i wysłać potrzebny dokument.
  • Łatwe wyszukiwanie — według słów kluczowych lub daty.
  • Nieograniczony czas przechowywania danych.
  • Bezpieczeństwo — w przeciwieństwie do dokumentu papierowego dokument elektroniczny nie ulega podarciu, nie blaknie i nie ginie.
  • Ochrona przed wyciekiem informacji. Elektroniczny system zarządzania dokumentami jest zabezpieczony przed włamaniami i ingerencją z zewnątrz.
  • Ograniczony dostęp do dokumentów poufnych.
  • Ścisła kontrola nad historią ruchu dokumentów i transakcji, zapewniająca, że nic nie zostanie pominięte.
  • Oszczędność pieniędzy dla firmy — papier, koperty, znaczki, poczta, tusz do drukarki itp.
  • Oszczędność miejsca w biurze na papier, drukarkę, szafki na dokumenty, półki i teczki.
  • Oszczędność czasu pracowników, dzięki czemu mogą oni poświęcić czas na ważniejsze i bardziej przydatne zadania.
  • Większe możliwości dla pracowników zdalnych, ponieważ mogą oni pracować nad dokumentami w dowolnym miejscu.

    Artykuł napisany we współpracy z: https://ready-os.com/pl/

About the author

Redakcja

View all posts

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.