Zarządzanie dokumentacją znajdującą się w firmie

Jak zarządzać dokumentami w firmie?

Każdy przedsiębiorca, prowadząc firmę, musi w odpowiedni sposób gromadzić firmową dokumentację. Prawo reguluje ten aspekt w taki sposób, że w zależności od dokumentacji czas ten może wynosić 5 do 50 lat. Nierzadko mamy tutaj ogromne ilości wrażliwych danych. Pojawia się zatem problem, jak uporać się z ogromną ilością dokumentów, teczek? Na szczęście jest na to rozwiązanie! Na ten temat więcej będzie można dowidzieć się w dalszej części tekstu.

Etap I, czyli niszczenie dokumentów

Mając zamiar zainicjować porządki w firmowym archiwum, należy rozpocząć od brakowania tj. przygotowanie niewymagającej już przechowywania dokumentacji. Śmiało możemy ją zniszczyć, gdyż zaniechanie tego tylko generuje kolejne koszty. Przy okazji musimy pamiętać o tym, aby w przypadku występowania tam danych osobowych pracowników lub innych wrażliwych danych, należy poddać je niszczeniu tak, aby nie dało się ich w żaden sposób odtworzyć. W przypadku małych firm najlepiej robić to na bieżąco, a duże firmy powinny najlepiej sięgnąć po usługi firm zajmujących się tym procederem profesjonalnie.

Etap II, a więc dygitalizujemy

Niezwykle często dygitalizację myli się z procesem skanowania. Tak się składa, że ten pierwszy proces to również indeksowanie zeskanowanych dokumentów. W ten sposób mamy możliwość szybkiego odnalezienia potrzebnego dokumentu. Do tego coraz częściej dokumenty są eksportowanie na serwery własne klienta, a kopie zapasowe udostępnianie poprzez repozytorium online. Za sprawą kompletnej digitalizacji dokumentów jesteśmy w stanie zaprowadzić ład i porządek w firmowej dokumentacji. Do tego digitalizacja dokumentów pozwala na posiadanie wszystkiego zawsze pod ręką w prosty i szybki sposób.

Etap III – archiwizacja

Jak to już zostało wspomniane na wstępie obowiązujące normy prawne, nakazują gromadzenie dokumentacji firmowej przez określony czas. Chcąc zrobić to dobrze i jednocześnie zapanować nad ewentualnym chaosem warto przekazać to zajęcie zewnętrznej firmie. Zyskujemy nie tylko dobrze przygotowane cyfrowe archiwum swoich dokumentów, ponieważ na każdym etapie chronione są też wszystkie wrażliwe dane. Oznacza to więc fakt, że dostęp do tych danych mają jedynie upoważnione osoby.

Digitalizacja dokumentów, archiwizacja oraz niszczenie zbędnej dokumentacji bez względu na wielkość i profil firmy musi zostać przeprowadzone niezwykle fachowo. Nie opłaca się więc powierzać tego amatorom, bo skutki tego mogą być dla nas groźne. Stawiajmy na jakość i profesjonalizm, które pozwolą ograniczyć koszty.

About the author

Redakcja

View all posts

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.