Procesy księgowe i zarządzanie dokumentacją w firmie stanowi ogromne wyzwanie dla całej administracji. Okazuje się bowiem, że w natłoku spraw, bardzo często zdarzają się pewne przeoczenia i błędy. Wobec tego coraz więcej firm zwraca się w kierunku nowych technologii i poszukuje rozwiązań szytych na miarę. Dzięki możliwości optymalizacji wielu procesów, firmy zyskały również możliwość wdrożenia elektronicznego obiegu faktur. Jak więc można to zrobić i czym tak w zasadzie jest tytułowy, elektroniczny obieg faktur?
Czym jest elektroniczny obieg faktur?
Elektroniczny obieg faktur na pierwszy rzut oka może brzmieć nieco tajemniczo. Niemniej jednak jest to jeden z najnowocześniejszych sposobów na to, by sprawnie i skutecznie zarządzać dokumentami. Przedsiębiorstwa coraz chętniej decydują się na to, by wdrożyć ten system i zaadoptować go do własnych potrzeb. Dzięki niemu kontrola dokumentów i innych procesów staje się o wiele łatwiejsza. Mówiąc prościej elektroniczny obieg faktur umożliwia:
- tworzenie faktur;
- przechowywanie faktur;
- przesyłanie i rozpowszechnianie faktur;
- wyszukiwanie faktur.
Warto zaznaczyć, że elektroniczny obieg faktur nie odnosi się jedynie do egzemplarzy dokumentów, które funkcjonują w wewnętrznym kręgu organizacji. Odnosi się on także do dokumentów udostępnianych na zewnątrz. Tak naprawdę, profesjonalny system obiegu faktur występuje najczęściej jako w pełni zintegrowana część systemu ERP. Znacznie ułatwia on i optymalizuję pracę przedsiębiorstwa. Nic wiec dziwnego, że popularność tego systemu stale rośnie.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg faktur?
Przedsiębiorstwa nie muszą się obawiać, że wdrożenie elektronicznego obiegu faktur będzie żmudnym i czasochłonnym procesem. Zwykle przeprowadza się go w niezwykle krótkim czasie. Niemniej jednak system musi być w pełni kompatybilny z rozwiązaniami, które już w przedsiębiorstwie funkcjonują. Co więcej, każdy dostawca tej usługi do przedsiębiorstwa może mieć inne podejście i inne metody wdrażania. Niemniej jednak standardowy proces implementowania elektronicznego obiegu dokumentów wygląda następująco:
- Dokładna analiza i rozpoznanie potrzeb przedsiębiorstwa.
- Instalacja podstawowej wersji systemu elektronicznego obiegu dokumentów.
- Skonfigurowanie wersji systemu i dostosowanie jej do wymagań przedsiębiorstwa, a także integracja z innymi oprogramowaniami.
- Dokładne przetestowanie systemu w środowisku pracy.
- Ewentualny instruktaż lub szkolenie przyszłych użytkowników.
Warto pamiętać, że po wdrożeniu elektronicznego obiegu faktur, klient zwykle nie musi obawiać się o ewentualne usterki i nieprawidłowości w działaniu. Zwykle dział techniczny dostawcy usługi zapewnia pełne wsparcie techniczne i szybką naprawę wadliwej części systemu.
Jakie korzyści daje wdrożenie elektronicznego obiegu faktur?
Korzyści jakie daje elektroniczny obieg faktur są z pewnością znaczące. Przede wszystkim odnoszą się do samego workflow dokumentów, który stanie się łatwiejszy i w znacznym stopniu ułatwi codzienną komunikację pomiędzy różnymi działami przedsiębiorstwa. Dodatkowo czas obiegu faktury jest znacznie krótszy, a proces staje się w pełni zautomatyzowany. Program zapewnia również łatwy i szybki dostęp do większości dokumentów w firmie i pozwala na to, by utrzymać w nich pełny porządek i ład. Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów z całą pewnością przyczyni się również do znacznego podniesienia się komfortu pracy w całym przedsiębiorstwie. Zarówno kadra zarządzająca jak i pracownicy, z pewnością docenią tę optymalizację.
